Rutine for handtering av avvik frå sportsplanen
Føremål
Avvik frå sportsplanen skal registrerast og handsamast på ein strukturert, rettvis og open måte. Målet er rask korrigering, læring og lik praksis i klubben, ikkje skuldplassering.
Ansvar
- Sportsleg utval (SU) har det overordna ansvaret for avvikshandtering.
- Sportsleg leiar koordinerer prosessen og fører naudsynte registreringar.
Avvikshandtering
1. Melding av avvik
Avvik skal meldast til Sportsleg leiar
2. Registrering og vurdering
Sportsleg leiar registrerer saka og vurderer alvorsgrad, habilitet og behov for vidare oppfølging eller strakstiltak.
3. Sakshandsaming
Involverte partar skal få høve til å forklare seg. Sportsleg leiar eller Sportsleg utval innhentar naudsynt informasjon og fastset eventuelle tiltak, ansvar og fristar.
4. Oppfølging og lukking
Tiltaka skal følgjast opp og dokumenterast. Avviket kan lukkast når naudsynt korrigering er gjennomført og praksisen er i samsvar med sportsplanen.
5. Rapportering
Prinsipielle, alvorlege eller gjentekne avvik skal rapporterast til styret.
Kommunikasjon og konfidensialitet
Saker skal handsamast med respekt for dei involverte og i tråd med gjeldande krav til personvern. Involverte partar skal få naudsynt informasjon om utfallet av saka. Læringspunkt kan delast i anonymisert form.
Arkivering
Avvikssaker skal dokumenterast og lagrast forsvarleg med avgrensa tilgang til dei som har tenstleg behov.
Læring og forbetring
Registrerte avvik skal nyttast som grunnlag for læring og utvikling av klubben sine rutinar og praksis
Revisjon av rutinen
Sportsleg utval gjennomgår sportsplanen og tilhøyrande rutinar årleg i januar. Vesentlege endringar skal godkjennast av styret. Mindre oppdateringar av kontaktinformasjon og lenkjer kan gjennomførast administrativt og førast i endringsloggen.
Prinsipp for handtering
All avvikshandtering skal byggje på:
- tillit
- respekt
- likebehandling
- tydeleg kommunikasjon
- læring og utvikling framfor skuldplassering
- rask og føreseieleg oppfølging
Målet er å sikre etterleving av sportsplanen, fremje læring og bidra til lik og rettferdig praksis i heile klubben.
